Automatyzacja Biura Prasowego dla dewelopera
Zastąpiliśmy ręczne bazy Excela naszym systemem. Deweloper wysyła teraz informacje o 12 nowych inwestycjach do 86 redakcji za pomocą dwóch kliknięć.
Deweloper budujący osiedla w Poznaniu i Swarzędzu nie nadążał z informowaniem mediów o postępach na budowach. Przy 12 aktywnych inwestycjach, ręczne zarządzanie bazą 86 redakcji zajmowało pracownikowi marketingu ponad 1,5 dnia roboczego w każdym tygodniu.
Wyzwanie
Głównym problemem był bałagan w danych. Nowe Horyzonty Dom korzystało ze starego arkusza Excel, który miał 214 wierszy, ale połowa kontaktów była nieaktualna. Dziennikarze często zmieniali redakcje, a firma o tym nie wiedziała. Przy każdej wysyłce o nowych mieszkaniach, pracownik musiał ręcznie załączać ciężkie pliki PDF i paczki zdjęć o wadze 400 MB, co często blokowało skrzynki odbiorców.
Skutek był taki, że 17 marca 2024 roku ważny komunikat o zakończeniu budowy na Wildzie dotarł do mediów z 3-dniowym opóźnieniem. Przez ten błąd firma straciła szansę na publikacje w dwóch kluczowych portalach regionalnych, bo news po prostu się przedawnił. Szukali sposobu, żeby wysyłka była błyskawiczna i trafiała do właściwych ludzi bez sprawdzania każdego maila po kolei.
Podejście
W kwietniu 2024 roku nasz 3-osobowy zespół z Odra Media Link przeprowadził audyt przepływu informacji. Sprawdziliśmy, jak zdjęcia z placu budowy trafiają do działu marketingu i dlaczego ich formatowanie zajmuje tyle czasu. (Szczerze mówiąc, największym hamulcem okazał się brak jasnego podziału na to, kto akceptuje finalny tekst).
Zaprojektowaliśmy system, który zbiera wszystkie materiały w jednym panelu. Podzieliliśmy bazę 86 dziennikarzy na konkretne grupy tematyczne: nieruchomości, biznes lokalny i architektura. Dzięki temu deweloper przestał wysyłać wszystko do wszystkich, co znacznie poprawiło relacje z redakcjami.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy moduł Pressroom OML, który połączyliśmy z wewnętrznym serwerem zdjęć klienta. Teraz proces wygląda tak: marketingowiec wrzuca tekst i zaznacza, której z 12 inwestycji dotyczy wiadomość. System automatycznie dobiera odpowiednie kontakty z bazy i generuje bezpieczny link do pobrania materiałów w wysokiej rozdzielczości.
Dodaliśmy funkcję śledzenia: zarząd widzi w czasie rzeczywistym, który redaktor otworzył wiadomość, a który pobrał zdjęcia. Nie trzeba już dzwonić i pytać, czy mail doszedł. Całość działa w chmurze, więc dostęp do archiwum komunikatów jest możliwy nawet z telefonu podczas wizyty na budowie.
Rezultaty
Proces przygotowania i wysyłki informacji prasowej skrócił się z 14 godzin do około 26 minut. Dziennikarze dostają teraz lżejsze wiadomości z gotowymi linkami, co przełożyło się na konkretne publikacje.
Harmonogram
-
Luty 2024Analiza błędów w starej bazie kontaktów i czyszczenie Excela.
-
Marzec 2024Budowa modułu Pressroom i integracja z archiwum zdjęć.
-
Kwiecień 2024Szkolenie 2 pracowników i pierwsza wysyłka testowa.
"Wcześniej wysyłka to był stres i ciągłe sprawdzanie, czy załączniki przeszły. Teraz klikam 'wyślij' i mam z głowy. Wdrożenie trwało o 10 dni dłużej niż planowaliśmy, ale wynik się broni."