Porządek w komunikacji wielu spółek

W dużych grupach kapitałowych często panuje informacyjny szum. Jedna spółka chwali się sukcesami, druga milczy, a trzecia wysyła sprzeczne sygnały do lokalnej prasy w Poznaniu. To sprawia, że holding traci na wiarygodności w oczach kontrahentów. Odra Media Link bierze to na warsztat i układa w jeden, czytelny system. Nie tworzymy grubych ksiąg, których nikt nie czyta. Dajemy dyrektorom 4-stronicowe wytyczne, które mówią jasno: to są nasze fakty, o tym milczymy, tak reagujemy na pytania o finanse spółki.

W ciągu ostatnich 8 miesięcy wypracowaliśmy standardy dla 3 grup działających w regionie. Największa z nich miała 7 osobnych podmiotów, z których każdy wcześniej prowadził PR po swojemu. Po 5 tygodniach naszej pracy, wszyscy rzecznicy zaczęli używać tych samych 14 kluczowych pojęć. Dzięki temu obraz mediowy wokół holdingu stał się czysty i spójny. Dziennikarze przestali dzwonić do przypadkowych osób, bo wiedzą dokładnie, kto ma uprawnienia do udzielania komentarzy w imieniu całej grupy.

Instrukcje dla rzeczników to fundament naszej pracy. Każdy wyznaczony pracownik dostaje od nas gotowy skrypt. Są tam odpowiedzi na 12 najtrudniejszych pytań, które mogą paść podczas konferencji prasowej lub wywiadu radiowego. Skupiamy się wyłącznie na faktach: daty, liczby, konkretne osoby odpowiedzialne za projekty. Jeśli zdarzy się sytuacja trudna – na przykład awaria w hali produkcyjnej – każdy wie, co robić w pierwszej godzinie. Procedura reagowania mieści się na jednej kartce A4, którą można mieć zawsze pod ręką przy biurku.

Standardy komunikacji to nie tylko słowa, to też konkretny czas reakcji. Ustaliliśmy z naszymi klientami, że oficjalna odpowiedź na zapytanie prasowe musi wyjść w ciągu 3,5 godziny. To realny czas, który pozwala zebrać dane, ale nie blokuje pracy redakcji. (Bywa, że szybka i krótka odpowiedź gasi niepotrzebne emocje, zanim sprawa trafi na pierwszą stronę lokalnego portalu). Wprowadzamy też wspólny słownik marki, aby inżynier i prezes mówili o tych samych procesach takimi samymi terminami.

Zasady komunikacji kryzysowej zawsze testujemy w praktyce przed oddaniem projektu. Przeprowadzamy krótkie, 50-minutowe symulacje dla zarządów spółek zależnych. Ostatnio, w kwietniu 2024 roku, robiliśmy taki trening dla firmy z branży transportowej. Sprawdziliśmy, jak 4 członków zarządu poradzi sobie z nagłym pytaniem o opóźnienia w inwestycjach. Po szkoleniu czas przygotowania oświadczenia skrócił się o 38 minut. To konkretna oszczędność nerwów, kiedy liczy się każda chwila przed wieczornym wydaniem wiadomości.